金秘书为什么那样（《金秘书为何那样》：把活干得漂亮，才能走得更远）

导读：2018年大火的韩剧《金秘书为何那样》，让观众看到一位职业秘书的理想模样。　　女主金美笑从高层会议到上流酒会，再到行程安排、公关，甚至上司的每日起居和喜好等，都打理得井

　　2018年大火的韩剧《金秘书为何那样》，让观众看到一位职业秘书的理想模样。

　　女主金美笑从高层会议到上流酒会，再到行程安排、公关，甚至上司的每日起居和喜好等，都打理得井井有条。不仅人长得美，穿衣有品位，而且业务能力简直无敌。

　　《金秘书为何那样》剧照

　　这样一位全能秘书，以至于她提出辞职的时候，作为她上司的男主一度不能接受。

　　抛开爱情主题的设定，金秘书能够赢得老板的绝对信任，并且在任9年，是因为她能够解决老板的所有麻烦，把活干得漂漂亮亮。

　　不过，做一个让领导满意的秘书，不是光靠嘴上承诺就行的，具体要看你怎样去做。若想了解秘书工作如何做，一本《老秘书工作笔记》便可以成功搞定。

　　这是一本能够让大家清楚认识秘书工作的书。从秘书应知应会的事，到初级、进阶和向上提升，由浅入深，系统地回答了秘书工作的相关问题。

　　《老秘书工作笔记》实拍

　　作者张小文基于自己的工作心得和丰富的秘书培训经验，精选了12个案例分析，为大家提供了12份秘书常用清单和72份秘书常用模板，用16章思维导图串联起上百个知识点。

　　书中分享的方法，好懂、实用、有效，深受众多学员和用户的喜欢。即使是其他类别的工作，也能灵活运用，打造自己的核心竞争力，让自己走得更远。

01 获得领导认可，是顺利开展工作的前提

　　小莉是一家公司的总经理秘书。有一次公司开会，领导公开提醒小莉把会议纪要做好，说她上周把研发部的一个专业术语写错了。这听起来是一个很小的错误，小莉没有在意，然而后面遇到的一些事情让她屡屡觉得不对劲。

　　比如，小莉在主持周例会时，发现运营部有一个数据填错了，便小心提醒运营总监修改，没想到对方不理会她，继续做汇报。

　　还有一次，小莉同时跟进几件事情的执行情况，发现行政总监根本没做。她很惊讶，连忙去问对方原因，没想到对方回她：“你记错了，这项工作不是我负责的。”小莉赶紧核查，发现她没有记错，便让对方再次确认。

　　对方重新翻看会议纪要之后，才知的确是自己记错了。最后，行政总监说了让小莉醒悟的一句话：“我还以为你又弄错了。”

　　原来，是领导上次公开点明她错误的举动，给她增添了这些意料之外的麻烦。

　　由此可见，如果领导对你的工作表达出不认可，其他同事也意识到这一点，那么你很可能发现，之前沟通很顺畅的工作突然推进不下去，有人不是消极应对，就是糊弄了事。

　　《老秘书工作笔记》指出，做秘书，首要的一件事是获得领导对你的认可。可以说，领导的肯定是秘书顺利开展所有工作的基础。

　　就像数字10000，假如没有前面的1，后面的5个0将毫无意义。

　　很多人会说，我们也知道领导的认可特别重要，可自己一直勤恳干活，也不见领导满意。原因在于，我们没有和领导同频共振。

　　大多数人做不好事情，不是能力欠缺，而是没有站在领导的角度去思考问题，对信息的重视程度不够。如果我们能够提前掌握重要的信息，“到什么山唱什么歌”，就能减少错误，高效做事。

　　张小文在书中告诉我们，进入一家公司做秘书，先要弄清楚两件事——公司情况和领导对你的期待。

　　公司情况包括公司性质、公司发展史、公司创始人、公司规模、经营模式、组织架构、各部门职责等。这些信息可以从公司内部、公开资料、公司对外宣传和自己经手等渠道获取。

　　领导对秘书岗位的期待可以从招聘网站、前任秘书和他本人等方面去了解。

　　秘书要做的事情太多太杂，想要尽早获得领导的肯定，不能眉毛胡子一把抓。最简单的方法就是，从交给你的第一项任务开始。单点突破，然后复制经验，由点到线，再由线到面。

　　当你能够超出领导的预期，才会获得锻炼的机会，去负责更多、更重要的工作。

02 善假于物，是提升工作效率的关键

　　曹冲巧借水的浮力称大象的重量；诸葛亮妙借东风火烧赤壁大胜曹操；牛顿借助伽利略的理论，建立牛顿力学。

　　看来，善于借力，不仅能够轻松解决困难，而且可以更顺利地达成自己的目标，甚至成就人生的辉煌。

　　曾任秘书的张小文在探索既快又好地完成工作的道路上，做过很多摸索。她找寻到的最好办法，就是善假于物。

　　秘书工作涉及的范围大、对接部门多、工作内容琐碎。想要顺畅地做好一件事情，并不那么容易。对此，书中给出了5种具体的方法。

模块化

　　按照本书结构，秘书工作包含入门、初级和进阶3个部分，共14个知识点。

　　改用模块化思路，实际上，这个岗位只有5个模块：上传下达、商务公文、会务管理、商务接待和日程管理。每个模块再细化，可分为15个单点工作。

　　模块分类的好处就是，你可以把大模块分解成小模块，这能帮你迅速完成看似从未接触的工作；你也可以将小模块组合成大模块，减轻心理压力，降低出错率。

流程化

　　1769年，英国人乔赛亚·韦奇伍德开办陶瓷工厂，并在工厂内实行精细的劳动分工。

　　他把原来由一个人完成的制陶流程，细分成道道工序，分给专人完成。这样，制陶工匠就变成了固定劳动的工人，比如挖泥工、运泥工等。

　　后来，这种分工便演变成今天我们熟悉的生产流水线。流水线的发明对制造业是一场技术变革，极大地提高了工作效率。

　　秘书工作的每一个模块也可以整理一套标准的流程，从环节、步骤到程序，不管是谁，只要按照这套流程，都能很好地完成任务。

标准化

　　对秘书来说，标准化可以减少重复工作，对一件事情更快上手。

　　比如，秘书可以使用标准的模板，迅速完成下列工作：

　　每日提醒信息

　　行程表

　　消息回复

　　财务报销

　　节日问候

　　工作总结

　　……

　　每一件事情按照统一的格式执行，规范日常工作，可以最大限度地节省时间。

　　《老秘书工作笔记》提供常用模板

清单化

　　清单化就是在做事情时，把各种琐碎、有无关联的单点工作列成清单，完成一项确认一项，这样可以保证没有遗漏。

　　同时，清单化也是将工作细化。如果能把一项工作单点分解，一件难事就有可能变成几件易事，再去逐件攻破。

可视化

　　简单地说，可视化就是一套“眼睛看得懂”且“无需经过大脑思考”的管理方法。

　　例如，我们可以在会议室制作显眼的标识，提醒同事手机统一放置何处，会后把用完的笔归位。

　　古语有云：“他山之石，可以攻玉。”懂得善假于物，就能够更快、更好地完成工作，实现事半功倍。

03 做个有心人，才能走得更远

　　有一句诗验证了秘书工作的上升空间：“海阔凭鱼跃，天高任鸟飞。”只要一个人有能力，不愁没有发展前景。

　　然而，决定秘书能走多远的，往往不止对外的硬实力，还有向内的软实力。

　　主动做事

　　一名能干的秘书，其工作的最大价值在于帮助领导节省宝贵的时间，让他们将有限的时间和精力投入到企业管理、战略决策和人才培养上。

　　秘书如果能主动做事，凡事想在前面，就能减少领导等待的时间。

　　例如，秘书提前把需要审批的文件分门别类地整理好，第二天领导就可以不用等待，立刻审批；在每次业务活动结束之后，便把发票开好，等到后面领导让你报销的时候，就可以快速把申请手续做好。

　　还有，每项工作完成时，要主动跟领导汇报。对领导来说，最焦急的就是无法掌握各项工作的进度。如果秘书能够主动和及时地向领导汇报工作情况，领导对你的认可就会多增添几分。

　　注重细节

　　老子说，天下大事，必做于细。要想做得比别人好，只有在每一件小事上下功夫。

　　在商务接待上，前期的接待方案一定要做仔细，比如清楚列明需要对接的行程和人员、什么时间段做什么事、车辆如何安排等。事事只有提前想到，才能做周到。

　　日常的工作沟通也需要注意很多细节。比如，微信和QQ在工作使用的频率极高，沟通事情时能发文字就别发语音。如果事情很重要，文字传达不清楚，可以电话沟通。

　　注重细节，才能将事情做得尽善尽美。

　　极致用心

　　关于这一点，作者在书中分享了一个亲自参与的商务接待案例。

　　作者和秘书Selina负责接待一行十几人的大客户。第二天，客户团队里有一位高管提出要回上海。因为事出突然，他订了次日早上6点半的飞机。

　　Selina知晓情况后，主动找到作者，并告诉作者，她会为客户准备好所有东西。第二天4点半，作者到达客户所在的酒店，便看到Selina已经坐在车里等候了。

　　待客户一上车，Selina就像变魔术一样给客户递上面包、三明治和热汉堡，让客户自己挑选。

　　作者还在迷糊中思考有什么话题能和客户聊，Selina又像变戏法一般从包里拿出一个膳魔师的保温杯，诚恳地对客户说：“天气冷，我给您倒了一杯热茶，早上刚泡的。”

　　客户对Selina连声道谢后，她又从口袋掏出几个口罩和感冒药，还用干净的塑料袋子装起来。她说：“吴总，昨天听说您感冒了，我给您准备了口罩和感冒药。等您上了飞机吃了正好休息，您拿着哈。”

　　在一旁看着的作者都觉得自己若是客户，早已感动到心窝里去。

　　到了机场，待客户下车之后，Selina从车的后备箱拿出几盒本地特产，一边提着一边说：“吴总，这是当地的特色美食，我给您托运哈。”

　　两个星期后，吴总发微信跟作者说，送机这么小的事情也能做得如此妥帖的公司，相信做业务也一定不会差。于是，与吴总价值1亿元的合作顺利达成。

　　在促成与吴总合作的这件事情上，不可否认秘书Selina的功劳。她为客户做的每一件事虽然小，但都打动人心。

　　优秀的人总是将极致作为工作标准，并用心做好每一件事情。后来Selina去了美国，在硅谷一家创业公司找到了喜欢的工作，还发展得很好。

　　做工作中的有心人，成为领导身边不可取代的一员，你一定能走得比别人远。

04 写在最后

　　《老秘书工作笔记》一书是作者花费5年时间，汇集500余家优秀企业秘书的经验和智慧写成的。书中不仅抽丝剥茧地构建系统的知识体系，而且介绍了秘书工作的方法，还有很多可以拿来即用的工具。

　　秘书，对下要能做好沟通，对上要能做好事情，想更快地成长为独当一面的“大将”，唯有向达者学习，增强自己的竞争力。