如何能高效率地完成工作？

导读：网友提问： 如何能高效率地完成工作？ 优质回答： 分享给你一个非常实用的高效工作的方法，叫做限定时间法。 在任务完成之前，或时间用完之前不许停止学习或工作，这就是限制时

如何能高效率地完成工作？

　　分享给你一个非常实用的高效工作的方法，叫做限定时间法。

　　在任务完成之前，或时间用完之前不许停止学习或工作，这就是限制时间的本质。限定时间会给你营造一种紧迫感，刺激你加快速度完成任务。

　　一个人不可能不间断的工作，每个人的专注力每小时也就只有十几分钟。短时间工作比连续多个小时工作更容易让人接受。换句话说，明明2个小时可以高效完成的工作，如果分摊到了3小时，一方面时间压力减小，效率会降低；另一方面，为什么我们不用节约下来的一半时间做更多的事呢？

　　所以，这也告诉我们一个窍门，就是不要给自己的限制时间设置太久，如果你给自己一下午或者是一整天的时间，反而容易造成工作拖沓。

　　下次当你学习或工作的时候，不妨也可以设置一个短期的限制时间。在这个时间内，清理你的桌子，关掉收件箱，充满仪式感的专心工作。相信你一定会有特别的收获。

　　要想把工作做好，勤奋少不了，有了勤奋还不够，还得懂方法，这样才会有效率。方法从哪来呢？自然是思考。如何才能更好的思考呢？这就少不了我接下来要讲到的几个思考工具。

　　一、工具一：PDCA循环。帮你不断试错改善，打造高效工作流程。

　　PDCA循环是一种全面质量管理的思想基础和方法，也是企业管理各项工作的一般规律。

　　它是一个持续改进模型， 它包括持续改进与不断学习的四个循环反复的步骤， 即计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check/Study）、处理（Act）。

　　P (Plan)计划：通过集体讨论或个人思考确定某一行动、活动、目标的方案或计划。

　　D (Do)执行：根据设计的方法、方案和计划布局，进行具体运作，实现、落实计划中的内容。

　　C (Check)检查：检查或研究执行人的执行情况和结果，比如到计划执行过程中的“控制点”“管理点”去收集信息，“计划执行的怎么样？有没有达到预期的效果或要求？”，找出问题。

　　A (Act）处理：对检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定，并予以标准化；对于失败的教训也要总结，引起重视。对于没有解决的问题，应提交给下一个PDCA循环中去解决。

　　以上四个过程不是运行一次就结束，而是周而复始的进行，一个循环完了，解决一些问题，未解决的问题进入下一个循环，这样阶梯式上升的。

　　二、工具二：MECE原则。帮你全面分析问题，有效抓出遗漏和重复。

　　MECE原则（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive），意思是“相互独立，完全穷尽”，即把一个工作项目分解为若干个更细的工作任务的方法。

　　它主要有两条原则：完整性，说的是分解工作的过程中不要漏掉某项，要保证完整性；独立性，强调了每项工作之间要独立，每项工作之间不要有交叉重叠。

　　运用MECE原则的基本步骤：

　　1、确定范围。明确当下的问题是什么，以及想要达到的目的是什么。这个范围决定了问题的边界。这也让”完全穷尽“成为一种可能。换句话说，MECE中的”完全穷尽“是指有边界的穷尽。

　　2、寻找MECE的切入点。也就是你准备按什么来细分，比如按颜色、按大小、按时间序列、按重要性等等。在找切入点的时候，要记得以终为始，根据你要解决的问题和目的来进行。

　　一些常用的分类方法有：①二分法（比如男/女、已/未婚、专业/业余等等）；②过程法（比如解决这个问题要几个步骤）；③要素法（比如营销理论中的4p、以及再细分的4p到10p）；④公式法（比如销售额=单价×数量）；⑤矩阵法（比如时间管理优先矩阵、swot分析模型）

　　3、考虑能否在继续细分，并检查是否有重复或遗漏

　　比如对客户的分类如果按男和女来分，但这样对你要的问题和妖达到的目的可能还不够，所以你可能还要按职业、收入、年龄、居住区域等要素进一步细分，才有可能得出你想要的东西。

　　分完类之后必须重新检视一遍，看看有没有明显的遗漏或重复。

　　三、工具三：5W2H分析法。通过七个问题，帮你有效掌握事物全体面向。

　　提出疑问对于发现问题和解决问题是极其重要的。创造力高的人，都具有善于提问题的能力，因为提出一个好的问题，就意味着问题解决了一半。

　　5W2H分析法又叫七问分析法，就是通过7个问题来分析发现解决问题的线索和思路，同时也帮助我们掌握事物的全体面向。

　　WHAT（是什么？）：做什么工作？目的是什么？

　　WHY（为什么？）：为什么要这么做？理由何在？原因是什么？

　　WHO（谁？）：由谁来承担？谁来完成？谁负责？

　　WHEN（何时？）：什么时间完成？什么时机最适宜？

　　WHERE（何处？）：在哪里做？从哪里入手？

　　HOW（怎么做？）：如何提高效率？如何实施？方法怎样？

　　HOW MUCH（多少？）：做到什么程度？数量如何？质量水平如何？费用产出如何？

　　四、工具四：时间管理优先矩阵。帮你分出轻重缓急，安排工作顺序。

　　时间管理优先矩阵（Prioritization Matrix）大家应该都很熟悉了，就是把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分，分成 ABCD四类，形成时间管理的优先矩阵。

　　1、优先处理工作的顺序：

　　A、先处理既紧急又重要的事情(比如即将到期的任务、客户投诉、财务危机、住院开刀等等)。

　　B、然后处理重要但不紧急的事情(比如学习新技能、建立人际关系、保持身体健康、制订防范措施等等)。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做。

　　C、再然后是紧急但不重要的事(比如电话铃声、不速之客、部门会议等等)。我们往往会花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

　　D、最后才是既不紧急也不重要的事(如上网闲逛、闲谈、读令人上瘾的无聊小说、看毫无内容的电视节目等等）。

　　2、该矩阵的关键在于：①第二和第三类的顺序问题，必须非常小心区分。②也要注意划分好第一和第三类事，都是紧急的，分别就在于前者能带来价值，实现某种重要目标，而后者不能。

　　3、如何使用时间管理优先矩阵？

　　第一步：将有待进行的行动方案列一分清单。

　　第二步：绘制一张矩阵图。根据每一个行动方案的重要性和紧迫性的不同，将所有方案填入图形之中。

　　第三步：根据个行动方案所在象限不同，确定将各行动方案的优先顺序。

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　　不想当加班狗？做到这五点就够了！

　　最近似乎特别流行加班文化，隔段时间不在朋友圈发个加班的照片，就像没混过职场似的。

　　还有老板写文说“年轻人,你凭什么不加班！”，好像不加班就像上了个假班，混了个假职场一样。

　　不错，年轻人是要有打拼精神，但也不是意味着每天都要加班。

　　其实真相是大把人白天上班时间逛某宝、吃零食、聊天、修指甲。工作效率低、严重拖延症、懒癌晚期，到了下班时候才开始上班。

　　真正的精职精英是在上班时候拿出全副精神，用饱满的斗志，超高的效率，及时地完成领导布置的工作。准时下班，然后用业余来充实和提升自己。

　　可能你不是那种想通过上演加班这种蹩脚戏份，来博取老板注意力的人，而是确实因为方法不对，导致天天加班，那么来看看下面这几点经验吧。

　　1.提前规划，列出工作清单

　　很多人加班是因为根本没规划，头发胡子一把抓。不知道今天要做些什么？重点工作是什么？哪些工作要跟进？哪些工作要及时汇报？

　　看似忙忙碌碌，其实是瞎忙一通。

　　真正高效的职场人士，事事有规划，件件有落实。

　　早上一上班，就抽几分钟时间把当天的工作列成清单。

　　列清单的时候，要尽量完善，能想到的大大小小的工作任务先不管难易和完成程度，都罗列出来，不要遗漏。不光列出到清单，还要预估一下每项工作的完成时间。

　　不光是每天要列工作清单，每周、每月、甚至每年都要有相应的工作清单。一个周期无法成的工作，下一周期要继续跟进。

　　工作清单除了告诉自己要完成哪些工作以外，也是一种对工作过程的掌控和及时的反馈。

　　如果你发现时间比较很紧张了，但是工作清单上的任务还有很多，就说明你的效率出了问题，或者是预估时间不足。

　　需要停下来，找到问题关键点，或是寻求帮助，或是申请资源，以期快速解决困难，提升工作效率，从而顺利完成规划中的工作。

　　2.做好时间管理，要事优先

　　四象限工作法大家应该不陌生，把工作划分为重要、紧急、不重要、不紧急四个象限，优先完成那些重要的、紧急的任务。

　　除了这种划分以外，有时还需要根据自己的工作习惯，以及工作本身的性质来进行调整。

　　比如较困难的工作，需要高度注意力集中的工作，就要安排在自己头脑比较清醒，同时不容易被人打扰的上午来完成。

　　需要沟通的工作任务，就要安排在自己和对方都有时间的时段。

　　像打电话，就不宜放在一大早刚上班或者马上就要下班的时候。有可能对方上班有早会要开，也有可能对方还在处理邮件等事宜，尚未进入工作状态。

　　同样的道理，匆匆忙忙急着下班的时候，打电话进行沟通，得到的答复可能会比较敷衍。

　　对于预估完成时间比较少，难度较小的工作，可以优先完成。

　　例如几分钟就能做好的简报、表格、回复的邮件，赶快处理完。一旦处理完，就可以从任务清单上划掉它。

　　不用在脑子里绷根弦老记着它，从清单上划掉已完成任务还会给你带来小小的成就感，有助于你保持良好的心情的工作状态。

　　经过一段时间的跟踪，你就会大概掌握自己的工作效率，对于某件工作需要花费多少时间完成，做到心中有数。

　　再制定新的工作计划时就会非常精准。

　　你知道自己的工作时长，又知道自己完成工作所需要的时间，那些规划好的工作，按照清单去执行，就会轻松完成，不再拖延到下班时间了。

　　3.提升专注力，一段时间内只做一件事情。

　　很多时候，工作效率低下是因为缺乏专注力。

　　像周伯通、郭靖那样能一心二用甚至一心多用的人毕竟是少数，何况这还是小说中的人物。

　　人脑不是计算机，多线程处理任务的能力还有待开发。

　　提升专注力的办法是把任务细分，时间固定，同时减少外界的干扰。

　　比如像“番茄工作法”，就是一种很好的方法。单位时间内只做一件事，以25分钟为一个周期。大多数人能够高度集中注意力的时候也就是25分钟。完成了一个周期，可以休息5分钟。

　　还有一个重要的因素是减少诱惑和干扰。

　　工作时间手机最好静音或者至少调小音量，不重要的微信群、QQ群消息能屏蔽就屏蔽。除非特别重要的邮件，其他邮件可以抽时间集中处理。

　　关掉智能手机上不必要APP广告推送，工作电脑上的各种广告弹窗。集中所有注意力完成手头上正在做的工作，等消息时间再来刷微博、刷朋友圈、看广告、看新闻。

　　几分钟看一次手机，生怕错过什么消息，什么新闻，这其实是一种心理疾病。如果注意力老是被这些干扰，就没办法认真地去完成任何工作任务。

　　所以，高效工作不加班的关键是排除一切干扰，一段时间内只做一件事，提升自己的专注力。

　　4.学习方法，运用工具，提升效率。

　　就像最近比较流行的那句话说的：听了那么多道理，你为什么还做不好工作？

　　很多人说，你说的这些道理，我都懂，可是听完一切照旧。其实原因是你一直在听道理，却没有用方法。

　　道理是听，但是听完了，你不去用，就等于白听了。

　　讲工作方法、时间管理的书籍很多，提升效率的APP也不少。

　　抽点时间，看看这些书，下载这些应用，自己亲身试一试，看哪种方法适合自己。一步步去执行，一步步去磨合，一步步去调整，慢慢地就会形成一套适合自己的高效工作方法。

　　比如前面提到的“四象限工作法”、“番茄工作法”，GTD，清单工作法，都是前辈高人总结出来的利器，花点时间了解一下，很容易就能上手。

　　效率提升了，单位时间来完成的工作多了，自然就不会陷入加班的泥沼。

　　5.学会合理地拒绝

　　在工作中还有一种情况，就是经常被人突如其来的情况打断自己的工作。

　　比如同事请你帮个忙修个电脑，其他部门的人咨询你一件事，以及各种不在预料之中的事情。这时候，就像你根据不同情况来进行判断了。

　　在工作中切记不要做滥好人，不要自己的本职工作都没有完成，就帮助别人做这做那。

　　我以前就有这种同事，自己的事完全没有眉目。结果有同事来请教他电脑问题，他立马放下手头的工作，跑去帮别人整电脑，一整大半天。整好了，别人说声谢。没整好，还嫌弃你技术不行。

　　首先搞清楚，你自己是不是IT技术人员，修电脑是不是你的本职工作。如果不是，你可以委婉地拒绝，说自己现在有紧急的事情需要处理，请同事联系IT部门来进行处理。

　　有些事情有些人可能不太好立即拒绝，也可以问一下，你这会急不急？不着急的话，等我处理好手头的事情来帮你看看。

　　尽量不要让自己正在处理的事情被打断，把主动权握在自己这里。

　　Say NO不容易，需要技巧，更需要分寸。要保证自己的工作能够顺利完成的前提，适当地帮助同事，或者告诉他解决的办法。

　　其实百分之八九十的电脑问题，在搜索引擎上搜索正确的关键词，都能够找到解决的方案。你可以引导同事学会自己查找解决方法，还可以帮助对方成长。

　　授人以渔好过授人以鱼。

　　当然还是要分情况，如果是领导有紧急任务找你处理，你还是放下手中的事情，迅速响应，找到解决方法。

　　当然，如果你平时规划得当，重要的事情都提前完成，这种情况是不会经常出现的。

　　以前这几点，如果做到了，相信你会告别加班队伍，每天准时下班，做一个高效的职场人士。

　　我是欣星，今天就为大家分享到这。如果你想在职场中尽快成长，请关注欣星，我会持续为大家分享职场技能和成长心得。