工作中有太多的琐碎杂事，该如何进行整理？

导读：网友提问： 工作中有太多的琐碎杂事，该如何进行整理？ 优质回答： 【子亦观点】：事情太多难以理清是很多人都遇到的问题，协调不好就会出现混乱的状态和低效的结果，更甚者会

网友提问：

工作中有太多的琐碎杂事，该如何进行整理？

优质回答：

　　【子亦观点】：事情太多难以理清是很多人都遇到的问题，协调不好就会出现混乱的状态和低效的结果，更甚者会因此产生焦虑情绪。所以必须掌握科学合理的管理方法，并有效运用到工作和生活中，减轻压力和负担。

　　什么原因导致处理事务容易混乱？

　　1.总是被突发事件打断

　　当你坐到电脑前准备回复邮件，却接到朋友打来借钱电话；

　　当你参加工作会议等待发言时，却收到客户的投诉信息；

　　当你准备下班回家时，却被同事邀请晚上喝酒；

　　当你周末打算出游时，却接到领导要数据报表的电话。

　　我们总是在一边处理事务，一边受到新事务干扰，突发事件成影响效率的主要因素。

　　2.没有合理的事务安排

　　把孩子送到学校，才想起昨晚的手工作业没有带；

　　老板找你要数据时，才想起有个报表没有做；

　　着急忙慌把工作总结写完，才发现老板下个月才要；

　　收到银行还款逾期通知，才想起上个月账单忘记处理。

　　面对纷杂的工作和生活事务，没有合理的安排协调，全部拧巴在一起变得一团糟。

　　低效做事会有哪些影响？

　　1.对个人生活和精神状态造成影响。

　　工作的时候被生活的事务打扰，休息的时候又被工作事务影响，工作和生活彼此交叉，忙的不可开交，却还是看不到全部完成的希望。

　　长久处在这种混乱的状态，人的精神和情绪都会受到影响。常见的问题就是状态低迷，感觉做任何事情都提不起兴趣，对事物的态度比较消极。严重的会产生焦虑情绪，开始抱怨各种不公平，失去进取心。

　　2.工作质量和效率无法保证。

　　很多工作是需要持续专注才能做出高质量的结果，但受困于其他琐事，总是断断续续的来做，会丢失工作的灵感。半小时可以搞定的事情，硬是拖拉一上午，而且进度和结果还都不理想。

　　质量和效率的低下还会造成更多的事务出现，反过来影响原来的工作，形成一个不良循环。俗话说返工不计工，就是这个道理。

　　怎么提高工作和生活的效率？

　　1.提高专注力，一次一事，避免不合理的多任务处理

　　每件事情都有它的逻辑和目标， 即使是事务性的内容，也有很多细节需要去把握。

　　同时处理多件工作的人，一定是有很强大的归纳总结和疏理能力，否则很容易出现混乱现象。

　　对于没有掌握多任务处理方法的人来说，一次一事是保证工作质量的最好方式，也是最容易执行的改善方式。

　　2.应对突发事件，学会“两分钟原则”

　　突发事件的处理更多体现在它的重要性判断上，当你在处理任务过程中出现比他更重要的事情，是应当打断现有任务还是继续现有任务？这是很多人受困扰的关键。

　　两分钟原则提供给你一个参考的处理方式：

　　两分钟内能完成的立即执行。

　　预计超过两分钟，可以考虑委托他人去做。

　　预计超过两分钟，也没有可委托人选，放到下一步行动计划中。

　　3.两个提高效率的方法

　　3-1.四象限法

　　史蒂芬柯维提出了四象限法则，用重要和急迫两个纬度，将事情分为四个象限，并对应去安排行动。

　　第一象限：紧急而重要的事情。这类事情无法回避，更不能拖延，必须优先解决。

　　第二象限：不紧急但重要的事情。这类事情在时间上相对较充足，可以安排合理计划去做。

　　第三象限：紧急但不重要的事情。这类事情往往看上去很急，但是它却会浪费很多精力做低效内容。

　　第四象限：不紧急也不重要的事情。这类事情尽量少做，比如玩游戏、逛街等。

　　四象限法最主要是可以通过分析找到工作的重点，以便给它们做合理的行动排序。这是既简单又实用的有个好方法。

　　3-2.GTD时间管理法

　　它是戴维·艾伦提出的相对更复杂的一个系统管理办法，核心原则是要清空大脑，把事务记录下来并整理成行动清单，然后按照行动清单心无旁骛地聚焦每一项任务，提升工作和生活的效率。

　　它是通过五个步骤来完成的：

　　收集资料：它要求把事务从大脑中赶出去，放到“外脑”系统中。

理清并清空：采用“一次一事”原则，集中精力处理最关键的事务。组织并建立清单：建立项目清单来提醒自己，不遗漏任何信息。回顾：让系统保持实时更新，与当前状态保持同步。执行：在正确的目标下，选择适合的行动。

　　总结：要想解决事务太多的问题，日常要保持专注，借助四象限法、GTD法等科学方法合理规划并安排行动，让事务都能做完，而且还高效。

其他网友观点：

　　当很多工作同时涌来，有些人难免抓不到头绪，疲于应付，搞得焦头烂额，有时还会顾此失彼，贻误了重要工作。碰到这种情况，怎么办呢？

　　一、使用GTD工作法让工作井井有条

　　GTD(Getting Things Done)工作法是一个简便易行的高效工作法。它的基本工作流程包括：1.将收到的各类工作（信息、材料）全部收集到工作篮（或笔记本）中，让头脑放空。

　　2.判断是否需要采取行动？如果不需要，根据情况将它放入参考资料、备忘录（将来可能用得上）或者直接扔到垃圾桶（无用资料）。

　　3.如果需要采取行动，先判断下一步行动是什么？如果需要采取多个步骤，一时完成不了，可以将它作为工作任务列入任务清单。

　　4.如果两分钟之内可以搞定，那就立刻去做；如果需要花费一定时间，那就委托别人去做或延迟一段时间再做，列入日程安排或待办事项。

　　二、根据任务优先级顺序处理待办任务

　　待办任务优先级可以采取两种方式进行划分处理：

　　1.四象限法。即将代办事项划分为重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急四个象限，日常要注意拿出更多时间来做重要不紧急的事项，逐步减少重要紧急事项，尽量少做紧急不重要和不重要不紧急的事项，防止天天当救火队员、疲于奔命。

　　2.ABC分类法。A类是必须做的事，B类是应当做的事，C累是可做可不做的事。当天要优先做A类事项，没有做完A类不去做B类和C类的事项。

　　通过上述方式来做事，即使一天内有些任务没有完成，但基本可以确保把最重要最紧急最应该做的事完成了。

　　三、提高常规性事务的工作效率

　　要抓紧学习处理常规性事务，总结摸索常规性事务的工作特点和规律，把常规性事务办理流程化、标准化。能固化成文书表格的尽量固化成统一的文书表格。这样一来就可以大大提高常规性事物的办理速度，从而有效提高整体工作效能。

　　四、有些事可能拖着就没了

　　很多人都有事情永远做不完的感觉，其实有些事情往后放或者不去做，后续自然也就没了。

　　比如有人要找你咨询问题，你忙得顾不上，他就找别人去咨询了；有人要你帮忙打印复印材料，你说要等一等，他急了就会去找其他人帮忙；有人要你查找资料，你没空缓一缓，他也会去找其他人帮忙。

　　再比如有些事情你和别人是AB角，你暂时办不了，B角也可以办理这些事情。

　　所以对一些不是太重要的事情或有人替代的事情，可以缓一缓再做，过一段时间可能就不存在了。

其他网友观点：

　　我感觉哈，把做过得工作任务，一条条列出来，然后每天得常态工作，每周的常态工作，每个月的，每季度的，都干啥，列出来，到点干活，每天干啥了也记录下来。

　　现在电脑很方便，手机也方便，可以语音记录下来啊，给自己每天复盘一下，总结规律，基本一周中周几一般都干啥，也不容易忘记干了。然后记录一下，可能后面还有一些未来的工作，记在日历上，也要养成每天看日历，看记录的习惯，然后就不会觉得多而杂了。

　　我曾经做过一段时间的行政人事这些事儿，每天杂事超级多，每天感觉8个小时都特别忙碌，很少坐在工位上，不是解决这个事儿就是解决那个事儿，每天下来，还觉得没干啥啊，到底忙活啥了，还有时候说这个事儿是下周的，可是到了下周就忘记了。

　　所以我呢，刚开始弄个本，上面写上日期，分开上午，下午，上午干啥，下午干啥，都记录下来，然后下周干啥，就多翻几页下来，每天一页，每天看看昨天干了啥，今天干啥，没有有啥重要的事儿，都特别清楚，自己再把时间规划好了，然后我也有自己的小时间了，没有像以前那么紧张忙碌。

　　后来我发现有小秘书这样的笔记本，我就买了小秘书，每天打开，就是这一个月的日历，每天呢就有个小格子，写上干的事儿，做个标记啥的，就这样，我现在的小秘书本子都5，6本了，都珍藏一下，有时间还看看，自己原来那些年都那么能干。

　　然后现在好了，可以有很多种app可以记录，还可以提醒，就不手写了，不过我个人觉得手写还是挺好的，好记性不如烂笔头啊。

　　小秘书如图:

　　在看看我现在记录，用outlook中的：

　　把事情记录下来，还能做年度总结的时候用哦。

　　希望能给你一些工作启发。