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个人申请书格式(职场写作:申请书、请示和报告的写作技巧)

导读:申请书、请示和报告都属于上行文,都有着一定的结构和特点,在写作方法上也比较类似。一、写作要点  申请书、请示和报告的写作格式基本相同,都包括标题、称呼、开关、正文

  申请书、请示和报告都属于上行文,都有着一定的结构和特点,在写作方法上也比较类似。

一、写作要点

  申请书、请示和报告的写作格式基本相同,都包括标题、称呼、开关、正文、结尾和落款等。

  1.标题

  申请书、请示、报告的标题一般由事由和文种构成。申请(请示、报告)事项应直接写入标题,如“关于××(事项)的申请(请示、报告)”。申请书还可直接用“××(事项)申请书”的标题格式。

  在正式公文中,标题字体一般用方正小标宋体,在非正式场合有的也用黑体或者做加粗处理,以与正文区别开来。

  正式的申请书(请示、报告),应使用文件红头或单位函头纸打印,标题下方应编发文件号,以示郑重。

  2.称呼

  称呼应严谨规范,写在标题下方,正文上方,顶格书写。

  申请书(请示、报告)的主送对象是上级单位(部门),称呼应写上级单位(部门)的全称,全称过长时可写规范性简称。主送对象是个人时,应写“尊敬的XX(领导)”。

  3.开头

  开头可以平铺直叙,直接进入正文,如“为了更好地……现就……提出如下申请(请示如下)”“根据……现就……事项报告如下”。

  4.正文

  申请书、请示、报告正文各有侧重点。

  申请书正文,重在写明申请事项的理由和依据,篇幅不宜太长,写作的关键在于申请事项明确、理由充分、依据充足。

  请示的正文,重在写明请示的缘由和请示事项,请示缘由要简单明了,具有说服力;请示事项要具体明确,不易产生歧义。

  报告的正文,重在陈述工作情况,其主体部分应分层次、分段落,有时会使用二级标题甚至是三级标题。正文应有主次、分轻重,篇幅可长可短。正文内容根据工作的重要程度进行排序,主要工作、重点内容放在前面,重点写,不太重要的工作放在后面,可以简单写或者略写。

  5.结尾和落款

  申请书、请示、报告的结尾,根据正文内容,可以使用“特此申请,望批准”“特此请示,盼复”“特此报告”等表述方式。

  申请书、请示需要上级回复,在末尾应留下联系人信息(姓名、部门、职务等)及联系方式(手机、座机、传真、电子邮箱等)。

  以单位名义提交的申请书(请示、报告),署名应为单位全名或规范简称,一般还应加盖公章。

  以个人名义提交的申请书(请示、报告),署名应为个人全名,一般还应手写签名。

  署名下方应注明成文日期。

  6.附件

  申请书可以使用附件,有的在正文中因篇幅限制说不清楚的地方,也可以用附件的形式一起呈上,如相关的计划、方案、清单等。

  请示相对简单,一般不用附件,但有的请示也需要附件,比如一些需要上级部门确定方案的请示,要附上相关的方案。

  报告在特殊情况下也可以使用附件,如附上图表、数据等材料,作为正文的补充。

  7.送达

  申请书、请示、报告的送达工作相当重要,应慎重对待。

  呈报给上级的申请书、请示和报告,大部分都有时限要求,因此要注意跟进送达时间。文件送达后,应和接收方或联系人确认对方是否收到文件,并着重提示对方关注相关事项,如内容的重要性、应报送的领导、回复时间要求等。

  8.语言风格

  申请书(请示、报告)的遣词造句应当规范、严谨、平实,能体现出申请(请示、报告)人谦恭、平和、恳切的态度。千万不要虚头巴脑、花里胡哨。

二、注意事项

  写申请书和请示,应避免使用命令式、指令式的词句。语言要真诚,真实,真切,不能言过其实、弄虚作假、混淆视听,影响上级单位(部门)的决策和判断。

  申请书和请示不能一文提出多个申请(请示)事项,应一事一文。不能多头申请(请示),应遵循“谁主管、谁负责”的原则,将申请书(请示)呈送给一个上级单位(部门)。不能“先斩后奏”,事后再提交申请书和请示。

  写报告要有主有次,不要面面俱到、事无巨细、主次不分。报告内容要经过提炼,有一定的总结性和概括性,不能记流水账。

  报告不能夹带申请(请示)事项,不能要求上级做出指示或回复,在报告中不能出现“妥否,请指示”“当否,请回复”等错误表达。

  在工作中,经常会出现“××的统计报告”“××的调查报告”“××的审计报告”,这都属于错误的文种表述,“××的”后面只能接“报告”两个字。

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